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22/06/2015 - Editorial: Quem quer GED quer Workflow

Com o workflow, tudo fica mais fácil.

 

Sim, porque, se os seus documentos já estão todos no ambiente virtual, então a tramitação de processos também precisa estar.

Para quem não sabe, workflow é uma tecnologia que automatiza a tramitação de processos. 

Ao invés de usar um sistema e andar com o documento em papel ao lado, você usa o sistema que já encaminha o documento digitalizado ou eletrônico para o departamento ou pessoal responsável em cada etapa.

Melhor que o e-mail que enche a sua caixa postal, o workflow deixa tudo no servidor.  Até manda e-mail de alerta para avisar que tem novo processo mas não ocupa seu espaço de mensagens. 

Além disso, é o workflow quem controla o envio, você não precisa dizer o nome do destinatário, muitas vezes só o status já determina o caminho.  Além disso, você não vai ficar recebendo cópias de processos que não são seus só porque o colega prefere deixar todo mundo ciente do que ele está fazendo.

No workflow, tudo é registrado, as datas e horas, quem fez o que, todas estas informações podem ser consultadas e analisadas a qualquer momento. 

O melhor do workflow, mas isso depende da ferramenta utilizada, são as integrações.  Com as integrações, praticamente todos os sistemas que você precisa acessar para desempenhar uma tarefa ficam em um único painel e o próprio workflow controla a execução para liberar os processos para as próximas etapas. 

Com o workflow, tudo fica mais fácil. 

Mas isso não é tudo, com as informações que cada colaborador coloca nos seus processos é possível reunir um conjunto de dados que gera conhecimento para a equipe tornando o trabalho mais ágil, colaborativo e com muito mais qualidade.

 

Autora: Maria Luiza Reis - Diretora da Lab245 Software

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