29/08/2013 - Projetos de engenharia demandam planejamento eficiente de Gestão de Documentos e Informação

Para colaborar para a execução de um projeto de engenharia, é necessário um eficiente planejamento de Gestão de Documentos e Informação. Caso isso não aconteça, o sucesso do projeto pode ficar condenado. Entenda o porquê.

A informação é uma “matéria-prima” essencial para o sucesso de um projeto.

Ao longo da execução de um projeto de engenharia, a agilidade na recuperação das informações é indispensável para o sucesso do mesmo. Até em um processo de construção simples, centenas ou milhares de documentos podem ser gerados e estes documentos podem ser de diferentes tipos, que incluem pedidos de informação, desenhos, CAD, memorandos, e-mails, fotos, especificações, orçamentos, layout de canteiros, atas de reuniões, memoriais descritivos, entre outros, e são somados a normas técnicas, legislação e outros documentos externos.

A DOCUMENTAR apresenta soluções ideais para o segmento de Engenharia, que permitem aos gestores e técnicos buscar, analisar e fazer uso de informações para tomada de decisões através da gestão completa dos processos que envolvem documentos, informações físicas e digitais desde a captura, organização, armazenagem, preservação, pesquisa e distribuição de conteúdo, atendendo com agilidade e segurança as demandas dos projetos.

Através da implantação de metodologia e tecnologias, acessíveis via web e qualquer compartimento móvel via internet, que modelam e compartilham as informações em todo o ciclo de vida do projeto, torna-se possível:

. Manter disponíveis as informações de um projeto por toda a sua vida útil e gerir o conhecimento e a sabedoria acumulada na empresa;
. Melhorar tempos de busca e disponibilização de documentos;

. Evitar redundância de informações;

. Garantir acesso múltiplo e simultâneo aos documentos, a quem de direito;

. Padronizar e automatizar as atividades e os processos garantindo a execução das tarefas de forma segura, originando a redução de custos com impressão e tramitação de papéis pela organização.

Experiência da DOCUMENTAR

A DOCUMENTAR implantou um projeto de definição e implantação de políticas e diretrizes de Gestão de Documentos e Informação em uma grande empresa de mineração, que teve como foco a abordagem por processo, o uso de metodologia integrada de gestão de documentos e implantação de tecnologia que permitiu a preservação da memória técnica e a garantia da rastreabilidade e o histórico da base de conhecimento gerada pelo projeto.

Esse projeto foi realizado em paralelo às primeiras iniciativas para viabilização do empreendimento e o fato de ter se antecipado na definição dessas políticas e diretrizes para a gestão de documentos e informação, constituiu um diferencial altamente positivo em projetos dessa natureza, pois evitou o retrabalho e foi ao encontro da garantia da efetividade do investimento, à medida que tornou mais adequada a gestão da informação, que é um dos ativos mais preciosos da empresa.